條碼在小型企業(yè)中的應(yīng)用

條碼在小型企業(yè)中的應(yīng)用正在流動起來。這些小型企業(yè)包括工廠,醫(yī)療診所、牙科診所、律師事務(wù)所,錄像帶出租店和教育組織。我們將說明在這些單位及零售店中如何使用條碼。
　　使用低價的計算機系統(tǒng)已在幾乎任何業(yè)務(wù)環(huán)境下擴展開來,并采用許多非傳統(tǒng)的作法。
　　一個有趣的現(xiàn)象是在許多這樣的低價計算機系統(tǒng)中蘋果牌計算機多被選用,而在大型企業(yè)中IBM多被用來做為主機。有三個理由更有力地支持選用蘋果:第一,許多辦公室已經(jīng)使用蘋果做圖型設(shè)計和桌面出版。第二,雖然個人電腦可用“視窗”,但是對無技術(shù)背景的人來說,蘋果更容易使用。第三,適用于蘋果的有力的資料庫,軟件設(shè)計工具及應(yīng)用軟件都很容易找到。
　　這篇文章分為四部分,每部分將簡述條碼系統(tǒng)在某種特殊環(huán)境下的應(yīng)用。但是所有的應(yīng)用都有一個共同特點:它們被用來做檢索。檔案、人員、器材、時間、產(chǎn)品、原材料等等,如果他們是條碼化的,都可以被檢索到。
當(dāng)設(shè)計一個可行的檢索系統(tǒng)時,下面所列的各項最基本的功能是必須要包括的。
※所有的掃描都要附加一個日期和時間的印章；
※雇員的證件應(yīng)隨每一次交易掃描；
※近100的物品有條碼標(biāo)記；
※物品的每次移動都有掃描記錄；
※掃描機要安置在方便又合理的地方。
※一個可稽查全部交易的功能可以隨時在指令下工作；
※輸入資料的長度和版式的監(jiān)定和確認(rèn)是自動化的；
※所有的信息可以用掃描或鍵盤的方式輸入。
高級的檢索系統(tǒng)可以包括下列功能:
※具有可以設(shè)計特殊的資料收集和報告常規(guī)的能力；
※對接觸某些檔案和數(shù)據(jù)庫的限制,以及對軟盤上的檔案有讀與(或)寫的限制；
※在資料輸入終端機(DET)上顯示對使用人的提示和出現(xiàn)錯誤的請示。
所有這些功能都可以通過低價的設(shè)備來實現(xiàn)。下面的各章節(jié)將簡述每個系統(tǒng)的功能,設(shè)計和設(shè)備價格的估算。
工廠
　　這項應(yīng)用將服務(wù)于許多目的。從分派工作開始到每箱產(chǎn)品運出,每個產(chǎn)品的編號結(jié)合一個唯一性的序號。對工廠來說,如果某產(chǎn)品需要收回或被退貨,這個序號將幫助查尋該產(chǎn)品。序號是產(chǎn)品的另一個條碼識別標(biāo)記。同樣的序號還可以被產(chǎn)品的用戶用來記錄收貨單,庫存追蹤和貨物循環(huán)。這些條碼標(biāo)簽或按要求隨時印刷,或批量地交給包裝工人貼在運輸箱柜上。這些標(biāo)簽在貨物被放到成品庫時被掃描,在移動或被取走時再次掃描,當(dāng)貨物裝上卡車時還要掃描一次。
　　如果以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫軟件為核心,如FoxPro或4thDimension,這樣的條碼系統(tǒng)的安裝花費不多。出勤卡可以向特殊的公司訂貨,他們可以提供非常耐久的,除舉行改的標(biāo)簽和卡片。雇員不但可以在每次上下班時刷卡,也可以在其工作號碼或部門變化時刷卡。為記錄這些變化,可以將一個條碼手冊放在掃描器旁。
小型零售店
　　條碼在零售業(yè)的應(yīng)用包括柜臺POS掃描,庫存控制,時間和出勤。出勤方面的應(yīng)用可以與工廠的應(yīng)用設(shè)計相同。大多數(shù)小型零售店不需要再購買另一臺計算機做為條碼系統(tǒng)的主機。因為小型零售店每天的交易次數(shù)有限,店內(nèi)的計算機會很輕易地應(yīng)付。
　　另一項條碼在零售業(yè)的廣泛應(yīng)用是庫存控制。一個好的POS系統(tǒng),可以每天自動檢查庫存。但是有時還是要做全面的一對一的庫存檢查以保證準(zhǔn)確。在另外一些沒有安裝(POS)的價格查詢系統(tǒng)的情況下,若在收銀機旁安裝一臺數(shù)據(jù)輸入終端機(DET),售貨人員也可以在貨物賣出或退還時掃描到計算機中去。每次交易可以自動地更改庫存的數(shù)據(jù)。手提式的數(shù)據(jù)輸入機可以用來掃描貨架和后面?zhèn)}庫的貨物,所采集的數(shù)據(jù)可以輸入到在主機中的數(shù)據(jù)庫中。
辦公室
　　管理一個有三人以上專業(yè)人員的辦公室最令人頭痛的事情之一是不斷地追蹤那些從公司的中心檔案室或圖書館調(diào)出的檔案和其它材料。一個減少檔案查尋的方法是將檔案室當(dāng)做“圖書館”,那里的每一份檔案或其它材料都附上條碼,每次移動它時都要先掃描。每一個員工都有一個帶條碼的身份證,或者在掃描機旁放一部手冊上面印有每一個中工的條碼號。每當(dāng)檔案和其它材料被移動或被替換時,就將檔案的條碼和移動該檔案的人員的條碼掃描。這樣每次的活動的時間和日期都應(yīng)該象記錄資料庫一樣記錄下來。如果檔案被使用了很長時間,計算機將制作出一份報告,列出過期未還的檔案和目前的持有人。
　　檢索包括桌子,計算機和其他辦公室設(shè)備等有形財產(chǎn)是條碼技術(shù)在辦公室管理上的一項傳統(tǒng)的應(yīng)用。從啟用到廢棄這些財產(chǎn)的整修時間中都可以檢索到它們的這種功能,對達到高度的生產(chǎn)交通和作出準(zhǔn)確的財務(wù)報告起著決定性的作用。
這種功能的其它優(yōu)點還有:
※當(dāng)可移動的財產(chǎn)被借用時,可以檢查和追蹤它們；
※使按地點或部門重新安置財產(chǎn)的工作簡單化；
※每年度的實地確認(rèn)財產(chǎn)的工作,不論是按建筑,按辦公室還是按個人進行都可快速完成；
※關(guān)于財產(chǎn)的價值評估,年齡和貶值的常規(guī)報告可以在一個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的環(huán)境下產(chǎn)生出來。
醫(yī)療診所和牙科診所
　　病歷和Ｘ光片的管理辦法和上述辦公室檔案的管理方法相同。但是在醫(yī)療診所和牙科診所中使用條碼還可以得到一些其它方面的好處。
　　大多數(shù)人不了解要保持多少數(shù)量和品種的物品才可以使一個醫(yī)療診所或牙科診所有效地運作。因為許多物品是一次性使用的,所以要不斷的檢查存貨的多少和取得病人的收費資料,采用條碼系統(tǒng)使這項工作自動化了。多數(shù)辦公室有限的存諸空間更增加了使用條碼的優(yōu)越性。運達物資的恰時論(Just-In-Time)不僅使用于生產(chǎn)和零售領(lǐng)域,也適用于醫(yī)療診所和牙科診所的環(huán)境。
　　一個典型的診所由一個中心物品柜,幾個診室,一個特殊的工作間和一個辦公室兼接待室組成。中心物品柜裝有由病人付款的和不由病人付款的物品以及備用的設(shè)備。在每個診室和化驗室安裝一部低價位的數(shù)據(jù)輸入機,一部手提式和一部有線數(shù)據(jù)輸入機放在中心物品柜,作為主機的計算機及掃描器放在辦公室所在地。條碼系統(tǒng)的成功之處是基本這樣的安排。
　　條碼標(biāo)簽可在兩個地方印刷。物品存貨的標(biāo)簽可用辦公室的激光印刷機或便宜的熱敏印刷機印刷。另一個可以給標(biāo)簽上一層薄膜的印刷機也被安裝在辦公室。這些標(biāo)簽帶有病人的唯一的編號,被用在病歷上。類似的標(biāo)簽帶有識別性的前綴碼,被用于固定資產(chǎn)上。如果某些設(shè)備屬于特殊環(huán)境要求的產(chǎn)品,如高壓蒸鍋,可以向?qū)I(yè)的印刷公司訂購特殊種類的,但是采用同樣標(biāo)簽制度的標(biāo)簽。
　　在一個典型的工作日,送貨的先于病人之前來到。診所員工印好標(biāo)簽,貼在每一件物品上,然后掃描將資料輸入存貨資料庫。不由病人付款的物品帶有特定前綴碼的身份號。條碼標(biāo)簽可即時印刷出來,或事先成批印好用于所有存貨。下一步是給診所的幾個房間上貨。每次將不由病人付款的物品從中心物品柜拿出時都要通過掃描,指明它是被使用過的。
　　當(dāng)病人被診治時,任何在診室或?qū)嶒炇抑惺褂玫?由病人付款的物品的條碼和病人的身份條碼一同被掃描。這個物品不僅是使用過的,而且要將使用的帳單給予使用的病人。另外,實驗室取得的樣品上貼有帶病人條碼的標(biāo)簽。有病人條碼的標(biāo)簽可以在實驗室內(nèi)印刷,或在每個病人到達時印出。將基本的確認(rèn)實驗室樣品的步驟再發(fā)展一步:樣品被掃描,同時實施了的實驗也通過放在實驗室的條碼手冊掃描。這樣,所有實驗工作的帳單將正確的送到病人手中。
　　在一天的工作結(jié)束后,一份總結(jié)那些病人受到診治的報告會印出。另一份報告列出那些已經(jīng)低于事先規(guī)定的最低存貨量限度的所有物品的名單,包括由病人付款的和不由病人付款的物品。隨后辦公室經(jīng)理會用傳統(tǒng)方式或電子定貨的方式重新訂購那些必要的物品。
小企業(yè)的助手
　　條碼既省時又少錢,這是它對所有形式的小企業(yè)有所幫助的重要原因。這里討論的條碼在小企業(yè)中的應(yīng)用即成功又流動。如果說條碼系統(tǒng)的設(shè)計保持簡單化,那么該系統(tǒng)所選擇的可以在市場上買到的軟件和硬件,更使它的安裝直接了當(dāng)。重視條碼標(biāo)簽的內(nèi)容和質(zhì)量應(yīng)該總是首要的,因為如果條碼標(biāo)簽質(zhì)量低劣,任何條碼系統(tǒng)都不能工作。