| 通用固定資產(chǎn)方案書 |
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一、概述
固定資產(chǎn)自動識別管理系統(tǒng)是以實物管理為特點，以化繁為簡為目的的實用管理類軟件。
固定資產(chǎn)自動識別管理系統(tǒng)針對固定資產(chǎn)管理中經(jīng)常出現(xiàn)的實物與財務(wù)帳目不符的情況，運用射頻技術(shù)為企業(yè)解決了問題，使企業(yè)管理有條不紊，帳物相符。
固定資產(chǎn)自動識別管理系統(tǒng)針對固定資產(chǎn)折舊計算繁瑣的情況，運用平均折舊法，迅速完成固定資產(chǎn)的折舊計算工作，計算結(jié)果準(zhǔn)確無誤。只要您輕松點擊鼠標(biāo)，就能完成全部折舊工作。
固定資產(chǎn)自動識別管理系統(tǒng)，運用高效的數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，獨特的權(quán)限管理理念，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能坐在辦公室里就能了解企業(yè)所有固定資產(chǎn)的全面情況。
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)自投放市場以來，以其簡單的使用方法，準(zhǔn)確的計算結(jié)果，受到了用戶一致好評，并以其運行的安全性、技術(shù)的先進性，受到了專業(yè)人員的肯定，更以其方便準(zhǔn)確的查詢功能受到了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的贊賞。
使用者普遍反映原來幾十個人需要花上幾個月時間的資產(chǎn)盤點工作，現(xiàn)在幾個人花上幾天時間就可以輕松完成；原來繁瑣的折舊計算工作需要花費幾天時間，現(xiàn)在幾秒種就能準(zhǔn)確完成；原來大量的重復(fù)購置與大量的閑置浪費情況現(xiàn)在能及時得到了解決，使企業(yè)真正實現(xiàn)厲行節(jié)約的原則。
綜上所述，固定資產(chǎn)自動識別管理系統(tǒng)已成幾十倍地提高了企業(yè)工作效率，同時也大大增加了企業(yè)效益，降低了企業(yè)成本。固定資產(chǎn)自動識別管理系統(tǒng)絕對是企業(yè)管理的好幫手。
二、用戶需求
是一所學(xué)科門類齊全，以工科為主的高等院校。學(xué)院始建于1954年，占地面積2400余畝，校舍建筑面積40余萬平方米；設(shè)有多媒體閱覽室和校園教學(xué)科研網(wǎng)，還有設(shè)備完善的計算中心、現(xiàn)代教育技術(shù)中心和漢語培訓(xùn)中心。圖書館藏書50余萬冊，固定資產(chǎn)額逾18509萬元，教學(xué)科研儀器設(shè)備資產(chǎn)值近5400萬元。固定資產(chǎn)管理處對校內(nèi)固定資產(chǎn)采用編號、建帳、建卡的管理方式，定期對固定資產(chǎn)的物、帳、卡進行清查、盤點，年終進行統(tǒng)計打印報表。工作量大而繁重，容易造成盤查不清、重復(fù)盤查、漏查等狀況。為了加強固定資產(chǎn)方面的管理，改進現(xiàn)有固定資產(chǎn)管理方式，提高學(xué)校的管理水平，降低減少工作量。因此需要一套基于射頻卡技術(shù)和計算機技術(shù)，能從帳面和實物兩方面及時反映固定資產(chǎn)真實情況的信息管理系統(tǒng)。
三、設(shè)計原則
1．采用標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)
盡量采用計算機硬軟件標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)，加速開發(fā)進度，降低應(yīng)用開發(fā)成本和風(fēng)險，提高系統(tǒng)的易操作性、穩(wěn)定性、安全性、可靠性、可維護性和可擴展性。在應(yīng)用軟件開發(fā)過程中遵循軟件開發(fā)規(guī)范的國家標(biāo)準(zhǔn)，按軟件工程的方法實施，保證軟件的質(zhì)量。系統(tǒng)提交運行時將向用戶提供完整的符合軟件開發(fā)國家標(biāo)準(zhǔn)的文檔，以利軟件的使用、維護、升級和改造。
2．人機界面設(shè)計
系統(tǒng)人機界面設(shè)計遵循國際流行的“USER-FRIENDLY”觀點。該系統(tǒng)人機對話采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的界面格式，全屏幕中文方式，一般管理人員稍加訓(xùn)練即可使用。
3．代碼設(shè)計
遵循代碼唯一性、合理性、簡便實用、規(guī)范化等特點，充分利用國家及上級部門已發(fā)布的編碼，對于未標(biāo)準(zhǔn)編碼和企業(yè)內(nèi)部的代碼給予合乎規(guī)范原則的自定義碼，這類自定義代碼基本形式是層次移位結(jié)構(gòu)。
4．先進與實用相結(jié)合
在保證實用的前提下，盡量采用先進技術(shù)，為投資者提供快捷、方便安全的服務(wù)，延長系統(tǒng)的生命周期。
四、系統(tǒng)介紹
固定資產(chǎn)管理是企業(yè)管理中的一個重要組成部分，固定資產(chǎn)具有價值高，使用周期長、管理難度大等特點。針對這些問題，本系統(tǒng)運用計算機及射頻卡等技術(shù)，從而實現(xiàn)固定資產(chǎn)的信息化管理。
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)拓?fù)鋱D  本系統(tǒng)有如下優(yōu)點：
· 強大的實用功能；
·先進的射頻技術(shù)管理方式；
·高效的網(wǎng)絡(luò)和遠程數(shù)據(jù)傳輸；（限網(wǎng)絡(luò)版）
·獨特的權(quán)限管理；
·友好的用戶界面、簡便易學(xué)；
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的優(yōu)點
1、 強大的實用功能
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)包括資產(chǎn)增加、變更、報廢、毀損、折舊、借出、歸還、分配使用部門、使用部門變更、管理人員設(shè)定、資產(chǎn)在部門間調(diào)換、各種報表打印、組合查詢等。對于每一件固定資產(chǎn)都可以查詢出該資產(chǎn)從購入、入帳、投入使用、使用部門、折舊情況、以至退出使用的全部信息都可以有詳盡地記錄。動態(tài)查詢功能可以保證管理人員在第一時間掌握全面的信息資料，資產(chǎn)成批折舊可以減少大量重復(fù)勞動并保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。自動報表編制打印迅速準(zhǔn)確，可以節(jié)約大量手工編制報表的時間。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)將原來分散的管理信息集中起來，組合成為一個具有整體功能的管理平臺。
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖
 2、 先進的射頻卡管理方式
 每一件新購入資產(chǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)輸入計算機以后，都會根據(jù)相應(yīng)軟件將信息寫入射頻卡，射頻卡的內(nèi)容可由用戶自己設(shè)定，其中包括固定資產(chǎn)名稱、購入日期、保管（使用部門）等內(nèi)容。將射頻卡貼在固定資產(chǎn)實物上，既明顯地區(qū)分固定資產(chǎn)的使用部門，又給盤點帶來極大的方便，盤點人員不必通過記錄資產(chǎn)編碼、核對帳本的方式進行盤點，只須通過專門的射頻盤點機對固定資產(chǎn)上的射頻卡識讀，卡內(nèi)信息自動存儲在射頻盤點機中。射頻盤點機與超市中所用的相類似，但又有極大的不同，這種射頻盤點機是采用電池供電，不必用電線連接，盤點人員可以方便攜帶到任何地方，進行相互核查，讀入的信息存儲于射頻盤點機中。盤點機中可以存儲近2萬條固定資產(chǎn)的編碼，使盤點速度提高了90%以上，同時還避免了重復(fù)盤點或錯盤。讀入射頻卡信息結(jié)束后，將射頻盤點機與電腦通過計算機相連接，迅速地獲得資產(chǎn)的實際情況，通過組合查詢可立即發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)短缺、溢余等變化情況。
3、高效的數(shù)據(jù)傳輸
固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)不但能夠在本機查詢固定資產(chǎn)情況，還可通過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)（Intranet）以及互聯(lián)網(wǎng)（Internet），實現(xiàn)雙向傳輸，使各種信息數(shù)據(jù)在同一時刻被其他用戶共享。（限網(wǎng)絡(luò)版）
4、獨特的權(quán)限管理
在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中充分地考慮到每一個操作員的職責(zé)不同，為每一個操作員制定了相應(yīng)地操作權(quán)限，通過用戶的身份和密碼識別，保證不同操作員只能在其職責(zé)范圍內(nèi)進行有限的操作。這樣既保證了制度的固定性，又能具有一定的靈活性以加強適應(yīng)能力。
5、友好的用戶界面、簡便易學(xué)
采用了Windows界面的風(fēng)格及與Windows98相一致的標(biāo)準(zhǔn)按鈕，方便用戶的使用，并大量地運用Windows中目錄樹的風(fēng)格，使用戶對部門上下級歸屬關(guān)系，資產(chǎn)大類和內(nèi)容關(guān)系一目了然。大量的功能提示使用戶可以順利地按要求一步一步完成相應(yīng)的工作，合理地菜單布置能使用戶可以方便地找出自己想要進行的操作。大量的綜合數(shù)據(jù)都以報表和圖形的形式出現(xiàn)，能讓用戶更易于理解和接受。對于從事固定資產(chǎn)管理的人員只須掌握基本的計算機使用
知識并且仔細閱讀操作說明書就可以在短期內(nèi)掌握該系統(tǒng)的一般操作。  固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)資產(chǎn)日常管理界面
五、用戶實例
交通銀行在使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)之前，全系統(tǒng)包括總行、86個分行以及上千個支行、上萬個儲蓄所的固定資產(chǎn)主要靠手工記帳管理。工作強度大、事務(wù)煩瑣、信息查詢不便、管理分散，給內(nèi)控管理帶來了許多不便。以下是使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)前后的具體情況比較。
1. 登記和盤點工作
總務(wù)部門根據(jù)上級的固定資產(chǎn)購買審批單購入固定資產(chǎn)，對于每一件固定資產(chǎn)都要登記卡片帳，寫明固定資產(chǎn)的編號、價值、領(lǐng)用部門等相當(dāng)詳細的內(nèi)容，然后根據(jù)卡片帳登記保管帳，并在每一件固定資產(chǎn)上貼上統(tǒng)一的編號，以方便核查，每個月末要對固定資產(chǎn)進行折舊工作，需要對帳本進行折舊登記。這種工作重復(fù)性大，帳本卡片數(shù)量巨大，在具體工作中往往會發(fā)生差錯，并且耗費時間長，要占用工作人員大量的時間。所需編制的報表多，對每個部門要編制固定資產(chǎn)記錄表，各種計算公式各不相同，一般編制一張報表要從帳本中提取數(shù)據(jù)，進行匯總、計算、填制、核對往往要花上一天或更多的時間而且在準(zhǔn)確性上也不能得到保證，這是一直是總務(wù)部門的一大難題。
以交通銀行為例，每年年末每個分行對下屬的支行、分理處、儲蓄所進行清查資產(chǎn)要派20-30個人組成的工作組去盤點，面對幾萬件的固定資產(chǎn)往往要花上幾個月的時間才能基本盤點清楚。總行也對分行進行資產(chǎn)核查，一般只能采取抽查的方式，由于抽查的范圍比較狹窄，獲得的數(shù)據(jù)可靠性不強，因此根本不能全面、正確地反映各分、支行的實際資產(chǎn)擁有情況，盤點工作不能起到應(yīng)有的控制效果。資產(chǎn)發(fā)生短缺、損失的情況根本無法查覺，得到的數(shù)據(jù)反映的信息量相當(dāng)有限，只能粗略地知曉是否有該資產(chǎn)存在和其價值，但對資產(chǎn)目前使用部門、以前使用部門、已使用年限等相關(guān)信息難以獲取，更不用說獲得綜合的統(tǒng)計分析資料。
使用該系統(tǒng)以后，實現(xiàn)了全行固定資產(chǎn)的統(tǒng)一管理，總行可以實時掌握全行固定資產(chǎn)使用情況，各分、支行購入每一件資產(chǎn)以后都必須及時登記，并打印條碼。這時總行或該分支行的上級行可以在計算機中跟蹤出資產(chǎn)的購入情況，通過組合查詢可以了解到一個或多個分支行以至全部分支行的資產(chǎn)購入。每年總行對分支行、上級行對下級行盤點清查工作可以先通過查詢發(fā)現(xiàn)可能發(fā)生的問題，并組織專門人員重點地清查，做到有很強的針對性，通過固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的統(tǒng)計分析功能，可方便地了解到下屬銀行固定資產(chǎn)的異動變化，及時調(diào)查出問題的根源。例如，查詢某銀行固定資產(chǎn)年度變化不但可以掌握資產(chǎn)增長總額與百分比，還可以細化到一類資產(chǎn)、一種資產(chǎn)的變化情況，這些工作在手工方式下進行往往要多人花費數(shù)周時間，經(jīng)過繁重地計算工作才能獲取所需的信息。對于任何一件資產(chǎn)，總行可以查詢出它的全部情況，包括購入時間、價值、折舊后價值、使用銀行、使用部門、保管人、資產(chǎn)全部轉(zhuǎn)移情況等所有相關(guān)信息，在起到加強監(jiān)督、明確責(zé)任方面起到了巨大的作用。
2、固定資產(chǎn)折舊
固定資產(chǎn)的價值是每月計提，作為當(dāng)期費用支出，因此每月未對固定資產(chǎn)要進行折舊計算，從工作難度上來看并不是很難，問題存在于固定資產(chǎn)數(shù)量龐大，每一件資產(chǎn)都有相應(yīng)的卡片，任何一個分支行的固定資產(chǎn)至少有幾萬張資產(chǎn)卡片，并且不同資產(chǎn)使用年限不同，折舊的方式也各不相同。在折舊工作的處理中，往往要登記厚厚幾疊帳本和卡片，工作量可想而知。特別是這種重復(fù)而繁瑣的工作更會產(chǎn)生不可避免的差錯，導(dǎo)致相關(guān)報表反映的信息失真。
使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，在購入每一筆資產(chǎn)都可選定使用年限和折舊方式，到每月月末只要通過射頻盤點機將盤點結(jié)果輸至計算機，如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)存在就可以進行折舊工作，發(fā)現(xiàn)缺少、溢余會提醒工作人員。折舊工作只須經(jīng)過簡單的屏幕操作，輕松地點擊鼠標(biāo)就可以在幾分鐘內(nèi)完成手工操作下需要多人數(shù)周時間才能完成的工作，并且完全保證折舊計算的準(zhǔn)確性。
六、實現(xiàn)功能
分析用戶需求，我們認(rèn)為本系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：
1．資產(chǎn)日常管理功能
主要包括固定資產(chǎn)的新增、修改、退出、轉(zhuǎn)移、刪除、拆分計算折舊率及殘值率等日常工作。
2．資產(chǎn)折舊
包括計提固定資產(chǎn)月折舊、打印月折舊報表。
3．固定資產(chǎn)月報
根據(jù)單位、部門、時間等條件查詢分類統(tǒng)計月（年）報、本月增加固定資產(chǎn)月報、本月減少固定資產(chǎn)月報、固定資產(chǎn)折舊月報（年報）、并提供打印功能。
4．固定資產(chǎn)綜合查詢
可以對單條或一批固定資產(chǎn)的情況進行查詢，查詢條件包括資產(chǎn)卡片、保管情況、有效資產(chǎn)信息、部門資產(chǎn)統(tǒng)計、退出資產(chǎn)、轉(zhuǎn)移資產(chǎn)、歷史資產(chǎn)、名稱規(guī)格、起始及結(jié)束日期、單位或部門。
5． 盤點功能
按照射頻盤點機中的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行核對，并對正常或異常的數(shù)據(jù)做出處理，得出固定資產(chǎn)的實際情況，并可按單位、部門生成盤盈明細表、盤虧明細表、盤點匯總表。
6．系統(tǒng)維護功能
由系統(tǒng)管理員對資產(chǎn)分類代碼表、退出方式代碼表、購置方式代碼表、存放地代碼表、部門代碼表、保管人員表、單位名稱表。進行新增、修改、刪除等操作。
提供操作員對自己密碼修改的功能。
系統(tǒng)管理員可以自由地設(shè)置下屬各個操作員對功能的操作權(quán)限。
7．安全管理功能
提供各種安全管理手段。
口令管理功能：維護帳號和口令。
權(quán)限控制功能：將用戶劃分為不同等級確定用戶對系統(tǒng)使用權(quán)限，根據(jù)不同權(quán)限確定不同的操作。
七、驗收標(biāo)準(zhǔn)
基本系統(tǒng)的驗收，其指定產(chǎn)品，包括信息鈕、盤點機可通過系統(tǒng)正常運作；信息傳輸正常、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤；軟件運行正常，數(shù)據(jù)的生成及產(chǎn)生相應(yīng)的工作文件。
八、售后服務(wù)
（一） 軟件售后服務(wù)
軟件售后服務(wù)內(nèi)容包括：安裝，調(diào)試，操作培訓(xùn)，技術(shù)培訓(xùn)，系
統(tǒng)維護。
1）安裝：由本公司技術(shù)人員擔(dān)任軟件安裝指導(dǎo)任務(wù)。
2）調(diào)試：
（1）試運行調(diào)試：由本公司技術(shù)人員在由客戶方提供的模擬環(huán)境下進行試運行調(diào)試。
（2）正式運行調(diào)試：由本公司技術(shù)人員在客戶方人員配合下在客戶方正式環(huán)境下進行運行。
3）操作培訓(xùn)：由本公司技術(shù)人員在客戶方技術(shù)人員配合下對客戶方操作人員進行軟件操作培訓(xùn)，并提供操作手冊，培訓(xùn)內(nèi)容包括：
（1）本軟件的安裝
（2）本軟件的操作：
a) 資產(chǎn)日常管理 資產(chǎn)的輸入、復(fù)制、修改、轉(zhuǎn)移、刪除、退出、
撤消；
b)資產(chǎn)折舊管理 計提折舊；
c)資產(chǎn)報表管理：分類統(tǒng)計月報、本月新增固定資產(chǎn)報表、本月減少固定資產(chǎn)報表；分類統(tǒng)計年報、本年新增固定資產(chǎn)報表、本年減少固定資產(chǎn)報表；累計折舊明細表、折舊月報、年報；
d）綜合查詢管理：在用資產(chǎn)查詢、轉(zhuǎn)移資產(chǎn)查詢、綜合模糊查詢；
e)資產(chǎn)盤點管理：射頻卡信息錄入、資產(chǎn)信息傳送到射頻盤點機、盤點結(jié)果傳送到計算機、資產(chǎn)盤點、盤盈盤虧明細表、盤點匯總表；
（3）本軟件常見問題的解決方法及操作經(jīng)驗；
（4）固定資產(chǎn)分類注意事項；
（5）系統(tǒng)維護：代碼表的維護、操作員權(quán)限管理；
4）技術(shù)培訓(xùn)：由本公司技術(shù)人員對客戶方技術(shù)人員進行軟件技術(shù)培訓(xùn)，并提供技術(shù)手冊。
5）系統(tǒng)售后維護
（1）維護時間：
a) 自系統(tǒng)連接成功，試運行檢驗合格之日起，本公司對該系統(tǒng)進行一年的免費維護。
b) 以后每年對該系統(tǒng)進行收費維護。
（2）維護方式：
a) 對客戶出現(xiàn)的問題進行電話咨詢，指導(dǎo)客戶解決出現(xiàn)的問題。
b) 對通過電話解答不能解決的問題，我公司在3個有效工作日內(nèi)派技術(shù)人員上門解決。
（3）免責(zé)條款：
由于電腦硬件、電腦病毒及誤操作等由客戶方造成的原因，因而導(dǎo)致本公司軟件不能運行或數(shù)據(jù)遺失等后果，或者由于客戶未能繳付費用，本公司概不負(fù)責(zé)。但本公司可以幫助客戶解決存在的問題，并向客戶收取相應(yīng)成本費用。
（二）硬件售后服務(wù)
乙方承諾當(dāng)如下條件獲得滿足時，甲方用戶需提供設(shè)備正常的工作環(huán)境、溫度、濕度、電源、電壓等；在乙方配合下甲方應(yīng)保證所用耗材的技術(shù)要求與其出廠標(biāo)準(zhǔn)相符；乙方就本合同項的售后服務(wù)承擔(dān)如下義務(wù)：
1、 乙方的服務(wù)時間為周一----周五，在收到甲方電話或傳真保修后4小時內(nèi)響應(yīng)，24小時解決常用問題；
2、 乙方將創(chuàng)建甲方的模擬環(huán)境，根據(jù)甲方的故障報修情況模擬故障再現(xiàn)狀況，及時分析，指導(dǎo)解決方案，使故障控制在遠程維護的范圍內(nèi)。
3、 若出現(xiàn)無法遠程維護的情況，甲方則將產(chǎn)品送達乙方，乙方在接到故障設(shè)備之后48小時內(nèi)解決問題，若48小時內(nèi)仍不能解決問題，則提供備機至甲方用戶處（以上為有效工作日）；
4、職責(zé)范圍
如發(fā)現(xiàn)以下直接、間接、連續(xù)或偶然損壞的情況，乙方所提供之設(shè)備將不在保修范圍內(nèi)；
1） 甲方用戶自己損壞，拒絕或忽略履行乙方和甲方用戶之間的操作規(guī)范；
2） 當(dāng)發(fā)生不可抗力事件時，凱泰不可能明確地提供技術(shù)服務(wù)時，如：罷工、洪水、火災(zāi)、意外事故等；
3） 若產(chǎn)品的損壞是由于甲方用戶或其員工疏忽、嚴(yán)重錯誤或有意誤操作，甲方用戶由未經(jīng)認(rèn)可的第三者自行維護、替換、移動機器引起的。
技術(shù)培訓(xùn)
甲方負(fù)責(zé)組織培訓(xùn)，乙方有義務(wù)向甲方提供如下技術(shù)培訓(xùn)內(nèi)容：
1、 安裝培訓(xùn)內(nèi)容：
1）射頻卡信息的錄入；
2）射頻盤點機、電纜、電源的連接，主機與盤點機的連接；
2、 使用維修培訓(xùn)內(nèi)容：
1） 射頻卡信息錄入軟件的操作，參數(shù)的設(shè)置、自檢的操作，復(fù)位、面板控制，主電源的開關(guān)，常見故障的排除；
2） 射頻盤點機的操作及數(shù)據(jù)上傳、下傳、刪除，常見故障的排除；
3） 日常維護細則規(guī)范及注意事項。
九、結(jié)束語
此方案是基于沈陽工業(yè)學(xué)院固定資產(chǎn)盤點的解決方案，具體實施過程中，可根據(jù)實際情況進行修改，以最大限度滿足學(xué)院固定資產(chǎn)管理處的實際需求。我們相信，通過該系統(tǒng)的使用，必將提升固定資產(chǎn)管理處的管理水平，使工業(yè)學(xué)院的固定資產(chǎn)管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、智能化、有序化，把繁重的工作量減少到最低，保證學(xué)院各大型資產(chǎn)正常生產(chǎn)運作。
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